Dans le monde des affaires, maintenir une communication fluide est essentiel pour bâtir des relations solides. Parmi les diverses interactions que vous pouvez avoir, la relance par email reste une technique couramment utilisée pour rappeler à un client ou un prospect une action attendue. Que ce soit pour une facture impayée, une discussion non suivie, et cela, après un entretien ou un rappel amical pour stimuler l’intérêt, savoir comment structurer son message peut faire toute la différence.
Introduction à la relance par email
La rédaction d’un mail de relance professionnel semble simple en apparence, mais nécessite une attention particulière aux détails. Un bon mail doit capter l’attention rapidement, être concis tout en restant poli, et inciter à l’action sans paraître insistant. Pour une analyse approfondie sur ce sujet, vous pouvez consulter cet article sur le mail de relance professionnel.
Les bases d’un email de relance
Un email de relance efficace se repose sur plusieurs éléments clés : une ouverture attirante, un corps de texte clair et stratégique, et une conclusion impactante. L’ouverture doit rappeler brièvement le contexte précédant, permettant ainsi au destinataire de se remémorer la dernière interaction. Utiliser des mots précis comme prospect, client, paiement, ou encore entretien dès le début du message donne une idée claire du sujet traité.
Le corps de l’email doit évoquer l’objet de la relance et expliquer pourquoi il est nécessaire de répondre. En utilisant des termes spécifiques, on réduit les ambiguïtés et simplifie la compréhension du destinataire. Il pourrait s’agir de rappeler une facture qui n’a pas encore été réglée ou renouveler poliment une demande de rendez-vous pour un entretien commercial. En ajoutant une touche personnelle, on montre que chaque mail est individualisé, augmentant ainsi les chances de réponse positive.
Structures et styles recommandés
Lorsque l’on parle de structure, il est crucial d’être bien organisé. Commencez par une salutation cordiale, mentionnez rapidement le but de votre relance et développez ensuite les raisons de cette démarche. Une structure typique comporterait une introduction, un rappel du contexte, des points spécifiques à adresser, et une sollicitation d’action ou de réponse. Par exemple, si vous devez écrire à un prospect suite à un entretien commercial, commencez par rappeler à quel événement cette relance fait référence avant de proposer un autre point de contact.
Adoptez également un style professionnel et courtois tout au long de votre mail. Évitez les formules trop familières ou exagérément techniques tant que cela n’est pas indispensable. Se montrer reconnaissant du temps accordé par le destinataire peut par ailleurs faire pencher la balance en votre faveur. Remerciez délicatement pour l’attention portée à votre précédent message.
Exemples pratiques
Pour illustrer ces conseils, voici quelques exemples concrets de mails de relance. Email pour un paiement en retard :
Bonjour [Nom du client],
Nous nous permettons de revenir vers vous concernant la facture n°12345 émise le [date]. À ce jour, notre service comptable n’a pas enregistré le règlement correspondant. Si toutefois le paiement a été effectué récemment, veuillez ignorer cet e-mail.
Merci de nous tenir informés de l’état de ce paiement. Nous restons à votre disposition pour toute question.
Cordialement,
[Votre Nom] Email pour suivre après un entretien :
Bonjour [Nom du prospect],
Je fais suite à notre entretien du [date] où nous avons discuté des possibilités de collaboration entre [Nom de votre entreprise] et [Nom de l’entreprise du prospect]. J’espère que cet échange a retenu votre attention et je serais ravi de convenir d’un nouvel entretien pour détailler davantage nos offres.
Quelles sont vos disponibilités pour cette semaine ?
Cordialement,
[Votre Nom]
Personnalisation de l’email de relance
La personnalisation joue un rôle crucial dans la réussite d’un email de relance. Adresser le destinataire par son nom, mentionner des détails pertinents de conversations passées ou adapter le ton en fonction de la nature de la relation peuvent tous deux influencer positivement l’engagement. Par exemple, si vous connaissez bien le client, un ton plus détendu pourrait être approprié. En revanche, pour un nouveau prospect, rester strictement professionnel est généralement la meilleure approche.
En incluant des anecdotes ou des références personnelles, vous démontrez que le mail n’est pas qu’un message générique, mais qu’il répond à une situation spécifique. Cela crée une connexion émotionnelle et montre au destinataire que vous avez prêté attention à ses besoins et intérêts spécifiques.
Utilisation d’outils et de modèles
L’utilisation d’outils automatisés peut faciliter le processus de relance, surtout quand il s’agit de gérer plusieurs clients ou prospects simultanément. Des logiciels peuvent programmer et envoyer des relances prédéfinies, tout en permettant une certaine personnalisation de chaque message. Il existe également divers modèles d’emails conçus pour différentes situations de relance : suivi post-entretien, relance de paiement, proposition commerciale non suivie, etc.
Ces modèles peuvent constituer une excellente base de travail, à condition de les adapter aux spécificités et au contexte de votre propre activité. Rappelons qu’un modèle standardisé doit toujours être ajusté pour refléter la réalité de la relation et les attentes de votre destinataire.
